DariHasil survei SRI (Survey Research Indonesia) membuktikan bahwa 54 % pemakai Internet di Indonesia biasa menggu-nakan E-mail sebagai media efektif untuk berkirim pesan. Penggunaan E-mail nampaknya menjadi suatu fenomena tersendiri sejak Internet diperkenalkan. Di AS, sekitar tahun 1996 saja jumlah rata-rata pesan e-mail yang dikirimkan dan diterima oleh seseorang bertambah pesat dari 20 email perhari menjadi 40 email perhari. Bagaimana Anda dapat menggunakan E-mail ini secara efektif? Apapun fungsi email itu, apakah cuma untuk menanggapi pesan-pesan internal di perusahaan, atau mengirimkan email balasan ke milis yang Anda ikuti, terdapat kaidah-kaidah tertentu yang harus Anda ikuti untuk dapat berkomunikasi online secara efektif . Ingat, Anda membayar waktu on-line Anda. Paling tidak, ada empat hal yang harus diperhatikan untuk berkomunikasi dengan efektif melalui e-mail.
Isi E-mail: Hangat dan Hidup
Berbeda dengan pengiriman surat melalui kertas, email lebih cenderung santai , hangat dan hidup dengan kata lain isi email Anda layaknya seperti Anda bercakap-cakap dengan lawan bicara Anda. Artinya, Anda bisa lebih informal seperti laiknya berdiskusi virtual. Dalam isi email Anda tidak lagi dibatasi oleh embel-embel posisi dan derajat. Komunikasi via email pun lebih cenderung bersifat interaktif - mempertukar-kan gagasan bukan cuma sekedar menyampaikan gagasan. Kendati demikian, email tidak bisa langsung melihat ekspresi dan nada lawan bicara kita untuk mengekspresikan sesuatu. Nah untuk mewakili ekspresi/emosi penulis email inilah digunakan simbol-simbol huruf yang disebut emotikon. Misalnya ekspresi senang diwakili oleh simbol :-). Sedih :-(, dan beberapa simbol lainnya.
Cepat , Singkat dan Reaktif
Untuk berkomunikasi dengan efektif, Anda harus cepat dan aktif dalam menanggapi email yang masuk. Salah satu keunggulan email kalau dibandingkan dengan surat menyurat biasa adalah responnya yang dapat segera dikirim. Baca-Tanggapi dan Kirim. Gunakan menu reply pada aplikasi e-mail Anda untuk menanggapi email yang masuk. Jadikanlah menjawab dengan segera menjadi suatu aturan main bagi Anda dalam berkomunikasi dengan e-mail. Jika Anda belum punya cukup waktu untuk membalas pada saat membaca email masuk, Anda pun masih dapat segera merespon dengan singkat ke pengirim email dengan pesan singkat bahwa saat ini Anda belum dapat menanggapi dengan segera. Beberapa penyingkatan kata juga dapat lebih mempercepat pengetikkan isi email seperti BTW "by the way", ASAP "as soon as possible", dll.
Ceria
Keceriaan isi email sangat membantu untuk menghangatkan suasana berkomunikasi on-line, kendatipun Anda belum mengenal si pengirim email. Ada beberapa cara untuk me-lakukan hal ini. Terutama gunakan bahasa yang santai dan ceria sehingga isi email anda lebih hangat. Berikan sentuhan humor yang cerdas. Namun hindari humor atau sindiran yang bersifat SARA atau dapat menyinggung pribadi seseorang. Banyak sekali email-email di milis yang tidak mempunyai tatakrama dan biasanya menggunakan nama samaran dengan melalui alamat email gratisan di Internet seperti Hotmail, Usa.Net, dll. Jika ingin menekankan pada suatu kalimat atau kata tertentu yang menurut Anda penting gunakan huruf besar. Tanda Italic atau Bold tidak dapat digunakan di dalam isi e-mail, karena for-mat teks e-mail menggunakan standard teks ASCII.
Ringkas
Biasakan utuk mengirimkan pesan email yang ringkas, namun kaya dengan isi dan efektif. E-mail merupakan medium yang cepat dan penerima pesan tidak menyukai pesan-pesan yang panjang dan bertele-tele (INGAT: ANDA DAN REKAN ANDA MEMBAYAR PULSA ON-LINE). Patokan yang umum panjang isi e-mail sekitar 24 baris. Atau paling tidak cukup terbaca dengan tampilan satu layar, tanpa scrolling. Gunakan juga kalimat dan paragraf yang pendek. Beberapa perusahaan, saat ini sudah menerima pengiriman aplikasi lamaran kerja lewat E-mail. Informasi penting seperti CV, riwayat hidup dll. kalau mungkin sertakan sebagai attach file dalam format yang disarankan. Buatlah konsep lamaran atau surat Anda pada saat off-line dan periksalah dengan teliti sebelum dikirimkan lewat email.
Pada saat membalas email dengan menu reply, hapuslah isi email lawan bicara Anda. Atau bila ingin menanggapi suatu pertanyaan, tinggalkan bagian yang ditanyakan tersebut pada email balasan Anda. Sebaris atau dua baris kalimat yang ditanyakan oleh penulis email perlu juga disertakan dalam email balasan Anda untuk mengingatkan.
sumber :KLIK, Tabloid Internet Indonesia, r1. 1/8/1998
